Politique de la vie privée

Le présent document vise à vous fournir une information claire et complète sur le traitement, par la Commune de Saint-Gilles (ci-après « la Commune »), de vos données à caractère personnel. Une « donnée à caractère personnel » (ci-après « donnée ») est toute information permettant de vous identifier, directement ou indirectement. La protection de vos données est régie par le Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »).

1. Qui traite vos données à caractère personnel ?

1.1. Le responsable du traitement

La Commune, représentée par ses organes légaux en fonction de leurs attributions respectives, dont les bureaux sont Place Van Meenen, 39 1060 Saint-Gilles, est responsable du traitement de vos données en déterminant les données qui sont collectées, les finalités du traitement et les moyens techniques et organisationnels qui entourent ce traitement.

Pour toute question au sujet du traitement de vos données, vous pouvez contacter notre Déléguée à la protection des données (ci-après « DPO ») par courriel, à l’adresse suivante : dpo@stgilles.irisnet.be .

1.2. Le(s) sous-traitant(s)

La Commune peut recourir à des sous-traitants. Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données et agit toujours sur instruction de la Commune.

2. Sur quels fondements vos données sont-elles traitées ?

Conformément à l’article 6 du RGPD, vos données sont traitées sur base du/des fondement(s) suivant(s) :

  1. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle la Commune est soumise ou
  2. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
  3. Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne physique ;
  4. Vous avez consenti au traitement de vos données pour une finalité déterminée ;

3. Collecte et traitement des données à caractère personnel.

Les données traitées se limitent aux informations nécessaires au bon fonctionnement du service concerné. Lorsque cela est possible, le caractère obligatoire ou facultatif des données collectées est signalé au moment de leur saisie par une mention « obligatoire »(ou tout autre indicateur visuel approprié comme un astérisque ou un élément en gras)ou « facultatif ».

4. Quelles sont les finalités poursuivies ?

La Commune recueille vos données dans l’objectif est de remplir ses missions légales et de fournir un service optimal. Le traitement de certaines données est nécessaire au bon fonctionnement et à la fourniture de nos services.

La Commune s’engage à traiter vos données exclusivement aux fins suivantes :

  • Communiquer avec vous, pour autant que vous ayez consenti au traitement de vos données à cette fin ;
  • Fournir, développer et améliorer nos services à la population ;
  • Accomplir toutes les tâches légales que l’administration communale doit réaliser pour vous (renouvellement de passeports, permis de conduire, actes de naissance, mariages, permis d’urbanisme, etc…)

5. Qui reçoit vos données à caractère personnel?

Vos données sont destinées à être utilisées exclusivement à des fins internes, le cas échéant en collaboration avec un sous-traitant conformément au point 1.2. Vos données ne seront jamais traitées par la Commune à des fins commerciales ou publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.

A l’exception des cas énoncés ci-dessous, elles ne seront transmises à des tiers que si vous y avez préalablement consenti.

La Commune peut transmettre vos données à caractère personnel à d’autres autorités publiques, à leurs représentants ou sous-traitants, si cela constitue une mesure nécessaire et proportionnée en vue de l’exécution de ses missions, du respect de la loi ou de la sauvegarde de l’intérêt général.

La Commune a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles possibles pour assurer la confidentialité de vos données. Si un incident devait toutefois survenir lors d’un transfert de données via e-mail ou internet, la Commune s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les dommages.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est déterminée par le cadre légal et règlementaire. Elles seront conservées le temps nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

7. Quels sont vos droits ?

7.1. Garantie d’un traitement loyal et licite

Vos données personnelles sont toujours traitées conformément aux fins explicitées au point 4. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

7.2. Droit d’accès

Si vous êtes en mesure de prouver votre identité, vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ainsi, vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquels les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.

Il ne sera dérogé à ce droit que si une décision de justice limite ou interdit cet accès.

7.3. Droit de rectification

Si vous êtes en mesure de prouver votre identité, les données personnelles inexactes, incomplètes, ou qui ne seraient plus à jour peuvent être corrigées à tout moment.

7.4. Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel, dans les cas énumérés par l’article 17 du RGPD.

7.5. Droit à la limitation du traitement

Dans le cas d’une demande d’effacement ou de rectification, vous avez le droit de demander de que les données concernées ne soient plus traitées le temps de l’analyse, en vue de limiter leur traitement futur.

Cette limitation sera d’application durant le temps nécessaire à la Commune pour vérifier que vous pouvez valablement exercer votre droit à l’effacement ou la rectification de vos données à caractère personnel et pour autant que celles-ci ne soient pas nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire.

7.6. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit à ce que toutes vos données vous soient transmises par voie électronique -ou dans tout autre format électronique réutilisable.

7.7. Droit au retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à un traitement de données. Le retrait du consentement ne remet cependant pas en cause les traitements effectués antérieurement. Ce retrait n’a pas d’effet rétroactif.

8. Comment exercer mes droits ?

Pour exercer valablement vos droits, toute demande doit nous parvenir par écrit, accompagnée d’une preuve d’identité par courrier recommandé à Administration communale de Saint-Gilles, Place Van Meenen, 39 1060 Saint-Gilles ou par courrier électronique à dpo@stgilles.irisnet.be. Nous y répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard un (1) mois après réception de la demande.

9. Introduction d’une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par la Commune, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données(https://www.privacycommission.be/).

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