Privacybeleid
Dit document geeft u duidelijke en volledige informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de gemeente Sint-Gillis (hierna “de gemeente”). “Persoonsgegevens” (hierna “gegevens”) zijn alle informatie waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd. De bescherming van uw gegevens wordt geregeld door de Europese verordening 2016/679 inzake bescherming van persoonlijke gegevens (hierna “AVG”).
1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
1.1. De verantwoordelijke voor de verwerking
De gemeente, vertegenwoordigd door haar juridische organen afhankelijk van de respectievelijke bevoegdheden, gevestigd te 1060 Sint-Gillis, Van Meenenplein 39, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens door het bepalen van de gegevens die worden verzameld, de doeleinden van de verwerking en de technische en organisatorische middelen rond deze verwerking.
Wie vragen heeft over de verwerking van gegevens, kan per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (hierna “DPO” genoemd) op het volgende adres: dpo@stgilles.irisnet.be .
1.2. De onderaannemer(s)
De gemeente kan onderaannemers inschakelen. De onderaannemer is de natuurlijke of rechtspersoon die uw gegevens op verzoek en voor rekening van de verantwoordelijke voor de verwerking verwerkt. De onderaannemer is verplicht om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen en handelt altijd in opdracht van de gemeente.
2. Op welke basis worden uw gegevens verwerkt?
Overeenkomstig artikel 6 van de AVG worden uw gegevens op basis van volgende criteria bijgehouden:
- De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de gemeente onderworpen is of voor de vervulling van een opdracht van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die haar is opgedragen;
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u betrokken partij bent of voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van die overeenkomst voorafgaan en die op uw verzoek genomen zijn;
- De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
- U heeft ingestemd met de verwerking van uw gegevens voor een bepaald doel;
3. Verzamelen en verwerking van persoonsgegevens
De verwerkte gegevens zijn beperkt tot de informatie die nodig is voor de goede werking van de betrokken dienst. Waar mogelijk wordt het verplichte of facultatieve karakter van de verzamelde gegevens op het moment van invoering aangegeven met een “verplichte” (of andere passende visuele indicator, zoals een asterisk of vetgedrukt element) of “facultatieve” vermelding.
4. Wat zijn de doelstellingen die worden nagestreefd?
De gemeente verzamelt uw gegevens om haar wettelijke opdrachten te vervullen en een optimale dienstverlening te bieden. De verwerking van bepaalde gegevens is noodzakelijk voor het goed functioneren en het verlenen van onze diensten.
De gemeente verbindt zich ertoe uw gegevens uitsluitend voor volgende doeleinden te verwerken:
- met u te communiceren, mits u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor dit doel;
- Onze diensten aan de bevolking te leveren, ontwikkelen en verbeteren;
- Alle wettelijke taken uit te voeren die het gemeentebestuur voor u moet vervullen (vernieuwing van paspoorten, rijbewijzen, geboorteakten, huwelijken, stedenbouwkundige vergunningen, enz.)
5. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw gegevens zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik, desgevallend in samenwerking met een onderaannemer in overeenstemming met punt 1.2. Uw gegevens zullen nooit door de gemeente worden verwerkt voor commerciële of reclamedoeleinden of worden doorgegeven aan derden die deze gegevens voor dergelijke doeleinden zouden gebruiken.
Met uitzondering van de hieronder opgesomde gevallen, zullen deze alleen aan derden worden doorgegeven als u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.
De gemeente kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere overheidsinstanties, hun vertegenwoordigers of onderaannemers, indien dit een noodzakelijke en evenredige maatregel is voor de uitvoering van haar taken, voor de naleving van de wet of voor de bescherming van het algemeen belang.
De gemeente heeft alle mogelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Mocht er zich echter een incident voordoen tijdens een gegevensoverdracht via e-mail of internet, verbindt de gemeente zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om de schade te beperken.
6. Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden?
De bewaartermijn van uw persoonsgegevens wordt bepaald door het wettelijke en reglementaire kader. Ze zullen worden bewaard zolang als nodig om de doelstellingen te bereiken. Ze worden uit onze database verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het beoogde doel of wanneer u op geldige wijze gebruik heeft gemaakt van uw recht om ze te verwijderen.
7. Wat zijn uw rechten
7.1. Waarborg op een eerlijke en wettige verwerking
Uw persoonsgegevens worden altijd verwerkt in overeenstemming met de in punt 4 beschreven doeleinden. Zij worden op een passende, relevante en niet buitensporige wijze verzameld en verwerkt en worden niet langer bewaard dan nodig om de nagestreefde doelstellingen te bereiken.
7.2. Recht op inzage
Als u uw identiteit kunt aantonen, heeft u recht op informatie over de verwerking van uw gegevens. U heeft dus het recht om te weten wat het doel van de verwerking is, om welke categorieën gegevens het gaat, aan welke categorieën ontvangers de gegevens worden doorgegeven, welke criteria worden gehanteerd om de bewaartermijn van de gegevens te bepalen en welke rechten u op uw gegevens kunt uitoefenen.
Van dit recht wordt enkel afgeweken indien een rechterlijke beslissing deze toegang beperkt of verbiedt.
7.3. Recht op rectificatie:
Als u uw identiteit kunt aantonen, kunnen persoonsgegevens die onjuist, onvolledig of niet meer actueel zijn, te allen tijde worden gecorrigeerd.
7.4. Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)
In de onder artikel 17 van de AVG bepaalde gevallen, heeft u het recht de uitwissing van uw persoonsgegevens te vragen.
7.5. Recht op beperking van de verwerking
In geval van verzoek tot wissing of rectificatie heeft u het recht om te verzoeken dat de betreffende gegevens niet meer worden verwerkt tijdens de analyse, om de toekomstige verwerking ervan te beperken.
Deze beperking geldt voor de tijd die de gemeente nodig heeft om na te gaan of u uw recht op het wissen of corrigeren van uw persoonsgegevens geldig kunt uitoefenen en voor zover deze niet noodzakelijk zijn in het kader van een gerechtelijke procedure.
7.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om al uw gegevens elektronisch – of in een ander herbruikbaar elektronisch formaat – naar u toe te laten sturen.
7.7. Recht op het intrekken van de toestemming
U kunt uw toestemming voor de verwerking van gegevens te allen tijde intrekken. De intrekking van de toestemming heeft echter geen gevolgen voor eerdere verwerkingen. Deze intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
8. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
Om uw rechten geldig te kunnen uitoefenen, moet elke aanvraag schriftelijk aan ons worden gericht, vergezeld van een identiteitsbewijs per aangetekende brief aan het gemeentebestuur van Sint-Gillis, Van Meenenplein 39, 1060 Sint-Gillis, of via e-mail naar dpo@stgilles.irisnet.be. Wij zullen die zo spoedig mogelijk, en uiterlijk één (1) maand na ontvangst van de aanvraag, beantwoorden.
9. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over de verwerking van uw persoonsgegevens door de gemeente, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.privacycommission.be/).
